¿Sois tú o tu negocio realmente productivos? ¿Gestionas al máximo tu tiempo o el de tu equipo? ¿Optimizas todos tus recursos?

Aunque seguramente has oído hablar o has asistido a algún seminario sobre productividad, seguimos cometiendo los mismos errores.

Como siempre, mis artículos están creados en el sector biotecnológico y los diferentes subsectores que lo forman. Si no perteneces a este sector entonces no sigas leyendo, porque este artículo no te va a portar nada.

Lamentablemente, la gran mayoría de los emprendedores y PYMES del sector biotecnológico con lo que he trabajo o hablado alguna vez se queja de la falta de tiempo. Creen que con 24h que tiene el día y con 7 días que tiene la semana no son sufrientes para llevar a cabo todas las tareas que su negocio requiere.

Pero lo que no saben es que la eficacia y calidad de las labores y tareas necesarias para alcanzar objetivos no es solo cuestión de tiempo. En realidad, depende de muchos otros factores.

En este artículo te voy a hablar de la importancia que tiene aplicar los principios y técnicas de productividad para que tu negocio tenga éxito.

¿Cómo definimos la productividad?

No puedo empezar un artículo sobre productividad, sin antes definir que es. Seguro que estás cansado de escuchar hablar de la productividad y la importancia de ella para los negocios, pero ¿realmente sabes lo que es?

Podemos definir la productividad cómo la cantidad de trabajo que puedes hacer en un tiempo determinado relacionándolo directamente con los recursos que tienes y los resultados que obtienes. 

Por lo tanto, la productividad  está relacionada con los conceptos de eficiencia, eficacia y tiempo.

La importancia de la productividad para las empresas

del sector biotecnológico

Todos sabemos que para que una empresa del sector biotecnológico crezca y aumente su rentabilidad, la productividad es fundamental.

Para mejorar la productividad debemos hacer buen uso de los recursos que tiene una empresa para que todas las tareas, ya sean de fabricación o producción de un producto, así como la relación interna del personal de la empresa.

Para ello, tener una buena gestión empresarial no solo mejorará tu productividad, sino también garantizará la viabilidad de tu empresa a medio y largo plazo.

Y lo primero es detectar los elementos que no funcionan correctamente o que no nos ayudan a conseguir nuestros objetivos y eliminarlos.

Como ya he mencionado antes, el tiempo es uno de los factores clave en la productividad y uno de los más valiosos.

Si gestionamos de manera correcta el tiempo que tardamos en realizar las tareas, conseguiremos ahorrar costes, aumentar la flexibilidad y aumentar capacidad de producción.

Para ello, existen diversas técnicas de gestión y optimización del tiempo. Un Ejemplo es  el método GTD (Getting Things Done), el cual se basa en la idea de que una persona debe centrarse en la tarea que está realizado en ese momento y liberarse mentalmente de pensar en el resto de tareas que tiene pendientes para hacer.

Ahora hablemos de dos tipos de productividad:

• La productividad personal
• La productividad empresarial

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La productividad personal

Es la capacidad para conseguir, de forma individual, los resultados que buscamos de forma fluida y sin estrés. Esto es muy importante si eres emprendedor.

Cuando hablamos de productividad personal, generalmente nos referimos a la gestión de tareas y proyectos.

La gestión de tareas

En nuestro día a día, existen tareas rutinarias y tareas que necesitan de una dedicación más intensa.

Para optimizar nuestras tareas diarias y conseguir una mayor productividad, lo primero que debemos hacer es establecer prioridades y luego marcar los tiempos en los que deben ser finalizadas.

La gestión de proyectos

La gestión de proyectos va más allá de optimizar las tareas diarias que he mencionado en el apartado anterior.

Si trabajamos por proyectos deberemos delimitar adecuadamente las tareas, el tiempo y los recursos que dedicaremos a cada uno. Mi recomendación es segmentar el proyecto en fases que nos permitan ir completando hitos poco a poco.

La productividad en las empresas

Cuando hablo de la productividad en las empresas, me refiero a la productividad que aplicar al conjunto de nuestro negocio. Es decir, no solo a las capacidades individuales (o productividad personal) sino a la correcta gestión de todos los elementos y recursos de la empresa, como son el capital, los recursos físicos, etc.

Por lo tanto, para mejorar la productividad en las empresas se deben realizar estudios y análisis de todos los elementos que conforman nuestro negocio, para saber en qué medida contribuyen a conseguir los objetivos empresariales marcados y así mismo cómo podemos optimizarlos para conseguir un mayor rendimiento de ellos.

Entre los factores que debemos analizar y que  influyen en la productividad empresarial, están: 

Productividad en la gestión de recursos

Debes analizar el rendimiento de cada recurso que forma parte de la empresa o negocio como el capital, bienes muebles e inmuebles, consumibles, suministros, etc. Debes realizar un estudio detallado de su rendimiento para alcanzar nuestros objetivos (ofrecer un servicio, fabricar un producto, etc.).

Productividad en la gestión de equipos

Las personas son un recurso clave en una empresa.

Por ello, para conseguir una mayor productividad  debemos aprender a organizar nuestros equipos de forma eficaz, evaluando las horas de trabajo y habilidades necesarias para realizar determinadas tareas, así como las sinergias y relaciones que se establecen entre los diferentes perfiles de empleados con los que contamos.

Técnicas para aumentar la productividad

Actualmente existen diferentes técnicas, herramientas y métodos que desarrollan todo un sistema de acciones orientados a mejorar la productividad, tanto a nivel personal como de empresa.

A continuación te muestro algunas técnicas basadas en metodologías ágiles orientadas a las empresas tecnológicas o startups.

Lean Startup

Lean startup es una metodología de gestión de proyectos para emprendedores que facilita el lanzamiento de negocios y productos.

El método Lean Startup permite entender qué es lo que realmente quieren los clientes y aplicarlo para optimizar el ciclo de desarrollo del producto, reduciendo plazos, inversiones y necesidades de financiación.

La filosofía Lean se basa en la creación de un producto mínimo viable, que no necesita ser perfecto sino que es suficiente con un prototipo o producto básico que muestre las características fundamentales de lo que se quiere hacer, permita medir las reacciones de los clientes potencial y comprobar si se está avanzando por el camino correcto.

Kanban

Se trata de otra metodología para la gestión de las tareas de trabajo dentro de una empresa.

El origen de este término procede del japonés, en el que Kan significa visual y Ban tarjeta, por lo tanto esta metodología ágile trate de aplicar tarjetas en el que se marcan las tareas de trabajo, quién las ejecuta y el plazo de tiempo para terminarlo.

Scrum

La metodología Scrum es un marco de trabajo basado en un conjunto de buenas prácticas, que permite trabajar colaborativamente, fijando tareas y objetivos a corto plazo con un sistema de retroalimentación continuo.

Herramientas para aumentar la productividad

Hay muchísimas herramientas de productividad, todas ellas con sus pros y sus contras, que deberás evaluar para ver cuál o cuáles de ellas se adaptan mejor a tu actividad.

Lo realmente importante antes de elegir alguna de ellas es que sepas dónde realmente necesitas ayuda. ¿Planificación y ejecución de tareas? ¿Seguimiento de proyectos? ¿Gestión del tiempo dedicado a una tarea?

Si no elegimos la herramienta adecuada a nuestras necesidades, estaremos restando productividad y eficacia a nuestro proceso, justo lo contrario de lo que queremos conseguir.

Aquí te dejo algunas de las herramientas para aumentar la productividad

• Herramientas para la gestión de tareas: Evernote o Wunderlist.

• Herramientas para la gestión de proyectos:  Trello Asana o Redbooth.

• Herramientas para el almacenamiento y la gestión de documentos: Dropbox, Google Drive o Lastpass.

• Herramientas de gestión del tiempo: Sesame Time

• Herramientas para la comunicación interna y externa: Slack. 

Como ya te he dicho hay muchas más solo tienes que analizarlas y ver cual se ajusta mejor a tus necesidades.

Conclusión

Como hemos visto en este artículo, el aumento de la productividad tiene muchos beneficios para las empresas, sea cual sea su tamaño. Entre estos beneficios están:

• Ayuda a conseguir los objetivos marcados con mayor eficiencia y eficacia.

• Ayuda a ahorrar costes al eliminar todo aquello que no nos ayuda a conseguir los objetivos.

• Ayuda a ahorrar tiempo, lo que nos permite realizar un mayor número de tareas que permitan hacer crecer nuestro negocio.



• Da mayor agilidad y flexibilidad a la hora de responder a los cambios en las demandas de nuestros clientes o del mercado.

¿Sois tú o tu negocio realmente productivos? ¿Gestionas al máximo tu tiempo o el de tu equipo? ¿Optimizas todos tus recursos?