¿Cuántas veces has escuchado a alguien de tu equipo decir «No tengo tiempo»?

Muchas, ¿verdad?

Y ¿cuántas veces lo has dicho tú?

Uno de los bienes más deseados que tenemos en la vida y en los negocios es el tiempo. De hecho, diría que es un bien tan preciado como escaso. Muchas veces la falta de este es el primer obstáculo que tenemos para alcanzar el éxito.

¿Te has preguntado alguna vez cómo optimizar la gestión de tu tiempo? ¿Has investigado qué herramientas existen para mejorar tú día a día?

Si te gustaría aprender a gestionar mejor tu tiempo, entonces te invito a que sigas leyendo este artículo, porque de algo estoy segura, y es que al finalizarlo, sabrás cómo volverte más productivo.

¿Empezamos?

¿Qué es la gestión del tiempo?

Cuando hablamos de gestión del tiempo hacemos referencia al proceso por el cual estimamos las horas que disponemos y las tareas que tenemos que realizar.

Gestionar el tiempo para ser productivo va requerir acomodar las tareas que tenemos que hacer, de manera eficiente en las horas que disponemos.

Porque si tenemos muchas tareas en pocas horas, nos sentiremos abrumados. Y si tenemos mucho tiempo y poco para hacer, lo más probable es que consideremos que estamos siendo vagos.

La productividad se logra con el equilibrio.

Veamos algunos consejos que te ayudarán a ser productivo a ti y a tu equipo.

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en mi trabajo?

Es importante saber que no te vuelves productivo ni un maestro en la gestión del tiempo de un día para el otro.

Como todo hábito, requiere de tiempo, orden y repetición. Y sobre todo, requiere de un cambio de mentalidad.

A continuación te doy una serie de consejos para gestionar mejor tu tiempo.

1. Utiliza una agenda

Aún no se ha inventado nada mejor que una agenda, donde puedes apuntar todos tus compromisos y tareas que tienes que realizar.

Ya sea utilizando la agenda de papel o utilizando una aplicación, por ejemplo, Google Calendar, la agenda te ayudará a organiza tus días, semanas y meses y tendrás un mejor control de tus acciones y procesos.

El beneficio de utilizar aplicaciones digitales es que puedes compartir el calendario con tu equipo de manera que el trabajo queda coordinado y organizado en un solo sitio.

A medida que vayas utilizando la agenda, verás que podrás planificar mejor las necesidades de tu negocio y los tiempos que te llevará cada actividad.

2. Fija objetivos diarios REALISTAS

Planifica tus tareas diarias de una manera realista. Sé realista con tus metas diarias, solo así podrás tener avances concretos y reales.

Tener micro-objetivos puede ayudarte a lograr avances diarios y tener mejor visibilidad sobre un proyecto.

Enfócate en lo que puedes terminar hoy, no mires lo que harás mañana.

3. Evita realizar muchas tareas al mismo tiempo

Si antes te recomendaba fijarte micro-objetivos, piensa en lo difícil que sería trabajar en todos ellos al mismo tiempo e intentar cerrarlos todos en el mismo día. ¡Una locura!

Trata de ocupar el tiempo y la mente en tareas específicas. No tengas abiertas muchas pestañas en tu ordenado.

Divide tu día en bloques y enfócate en una actividad en cada uno de ellos. De esta manera además evitarás

distracciones innecesarias.

4. Descansar es fundamental

Organiza en tu agenda momentos de descanso. Relaja tu mente, aparta la vista de la pantalla por un ratito, ocúpate de otros temas menos importantes e incluso aprovecha ese tiempo para buscar un café, hablar con un compañero de oficina o leer un rato las noticias.

Descansa sin culpas ni remordimientos. El objetivo es distraerte de tus tareas, por unos minutos y de manera obliga.

¿Quieres saber cuales son los Pilares Básicos de la Comunicación Empresarial Online? En este artículo te hablo sobre la importancia de la comunicación en una organización y te daré una serie de consejos que puedas aplicar en tu empresa.

7 Herramientas que te ayudan en la gestión del tiempo de trabajo

En los negocios, fundamentalmente en las pequeñas y medianas empresas, el buen uso del tiempo es indispensable para conseguir resultados. Pero el mal uso del tiempo puede llevarles al fracaso.

Por eso, quiero hablarte de algunas herramientas útiles para optimizar la gestión del tiempo. Algunas son extensiones, otras aplicaciones, y otras simplemente herramientas. Puedes probarlas (¡la mayoría tiene prueba gratuita!) para saber si te ayudan a empezar a mejorar la gestión de tu tiempo.

1. One Tab

One Tab es una extensión de Google Chrome que te ayuda a guardar tus pestañas (o tabs) activas en una lista de enlaces. Todas en un mismo lugar, lo que se traduce en:

• Un alivio visual, te lo aseguro.
• Te ayudará a agrupar por tema, proyecto o como tú prefieras, y podrás encontrar la información relacionada con ello en un solo lugar.

Además, puedes transformar esa lista en un sitio Web para compartirla con el resto de tu equipo.

2. Pocket

Pocket es la aplicación de “guardar para después”. Sirve para no acumular esa información que te interesa, pero que no puedes tomar en el momento. Archívala.

Estará segura y ordenada en tu “bolsillo virtual”, mientras sigues ocupándote de tareas prioritarias.

Te ayudará a mantener tu información organizada (artículos, portfolios, enlaces) de manera simple.

Tiene un plan gratuito.

3. Rescue Time

Rescue Time es un software que te ofrece datos útiles sobre el tiempo invertido en aplicaciones, sitios Webs y documentos específicos. Te promete más tiempo productivo, sin sumar horas de trabajo. Tiene una prueba gratuita de 14 días.

4. Trello

Trello es un planificador / organizador de tareas súper intuitivo que te ayuda a organizar “desde un proyecto profesional hasta las vacaciones en familia”.

A través del sistema de tarjetas podrás ordenar tus trabajos en función del estadio en el que están y dar visibilidad a tu equipo.

Tiene un plan free para particulares o equipos pequeños que quieren organizar mejor el trabajo.

5. Doppler

 Doppler es una plataforma de  Email Automation Marketing basado en información de suscriptores y medir tus resultados en tiempo real.

Tienes una prueba gratuita donde tienes envíos ilimitados a 500 contactos durante 90 días.

Podrás crear formularios de suscripción para que capten nuevos clientes en tu sitio Web, blog, redes sociales, entre otros.

También puedes crear flujos automatizados de Emails para que se activen de acuerdo al comportamiento de tus visitantes y otros criterios que tú definas.

Si hablamos de automatizar acciones, comienza por aquellas que traigan resultados a tu negocio.

6. Metricool

Metricool también te permite gestionar distintos perfiles sociales, programar y monitorizar. Pero además, hace unos informes y resúmenes muy claros y visuales que te ahorrarán mucho tiempo de análisis y elaboración.

Metricool te ayuda a potenciar tu estrategia en redes sociales. Tiene un plan gratuito aunque algo limitado que te puede ayudar a testear la plataforma.

7. Hootsuite

Esta “herramienta de gestión” es también ideal para redes sociales (Instagram, Facebook, Twitter y más).

Con Hootsuite podrás conectar con tus clientes, administrar distintos perfiles sociales, programar artículos y mucho más.

Todo desde un solo lugar: un tablero intuitivo para tener tus publicaciones bajo control.

Al igual que Metricool, tiene un plan Free limitado( 2 cuentas sociales | 5 publicaciones programadas | 1 usuario).

Te acabo de presentar algunas de las herramientas que pueden ayudarte a gestionar mejor tu tiempo para que seas más producto.

¿Son todas igual de útiles? Quizás sí, depende de tu negocio, del tamaño de tu equipo y de tus objetivos.

Mi sugerencia es que las pruebes y tú mismo vayas decidiendo cuales son mejores para ti y tu equipo. Recuerda que la buena gestión del tiempo está la clave para ser más productivos.

Conclusiones y recomendaciones

Si algo estamos aprendiendo en estos años de Transformación Digital es que cada vez aparecen más y mejores aplicaciones para simplificar nuestros trabajos y para optimizar nuestros procesos.

Solo depende de nosotros, como líderes, tomar la decisión de incorporarlas a nuestros proyectos y a nuestro día a día.

¡Hoy puede ser un gran día para comenzar!

¿Conocías estas herramientas de productividad? ¿Qué otras utilizas y te facilitan el día a día?